IT envanteri ve lisans yönetimi

Envanter nedir, neyi kapsar?

BT envanteri, işletmenin sahip olduğu tüm teknoloji varlıklarının kayıt altına alınmasıdır. İçine girmesi gerekenler:

• Bilgisayarlar ve dizüstüler: marka, model, seri no, kimde, garanti bitişi
• Sunucular, NAS ve yedek üniteleri
• Ağ cihazları: modem, switch, erişim noktası, güvenlik duvarı
• Yazıcı, tarayıcı, kamera, NVR
• Yazılım lisansları ve bulut abonelikleri
• Alan adı, SSL sertifikası ve hosting bilgileri

Son madde çok atlanıyor. Alan adının kimin üzerine kayıtlı olduğunu bilmeyen işletme sayısı sandığınızdan fazla; yenileme tarihi geldiğinde sitenin kapanmasıyla öğreniliyor.

Ödenen ama kullanılmayan abonelikler

Bulut aboneliklerinin en sinsi tarafı, sessizce birikmesi. Ayrılan personelin Microsoft 365 hesabı kapatılmadıysa ödemesi devam eder. Bir deneme için açılan hesap unutulur, aylarca faturaya yansır.

Envanter çalışmasında yaptığımız ilk kontrol budur: kaç lisans var, kaçı aktif kullanılıyor. Aradaki fark, çoğu işletmede yıllık kayda değer bir tutar çıkıyor.

Eksik lisans: para değil, risk sorunu

Diğer taraf da var: lisansı olmadan çalışan sistemler. Bu yalnızca hukuki risk değil, pratik bir risk.

Lisanssız ya da destek süresi bitmiş yazılım güncelleme almaz. Birkaç yıl içinde bilinen güvenlik açıklarıyla ayakta duran bir hedefe dönüşür. Fidye yazılımı vakalarının önemli kısmında giriş noktası tam olarak budur.

Envanter çıkarıldığında hangi makinede ne çalıştığı görünür ve eksikler planlı biçimde tamamlanabilir.

Garanti ve yenileme takvimi

Envanterin en pratik faydası burada. Hangi cihazın garantisi ne zaman bitiyor, hangi abonelik ne zaman yenilenecek, hangi sertifika ne zaman dolacak.

Bu takvim olmadan her yenileme bir sürpriz olur. Olmasıyla birlikte bütçe planlanabilir hale gelir: gelecek yıl kaç bilgisayar yenilenecek, ne kadar ayırmak gerekir, önceden bilirsiniz.

Envanteri kim tutmalı?

Excel dosyası da olur, özel bir araç da. Önemli olan güncel tutulması ve tek bir sorumlusunun olması.

Bilgi işlem desteği verdiğimiz işletmelerde envanteri biz tutuyor ve aylık raporla paylaşıyoruz. Sözleşme biterse envanter sizde kalır; bu bizim değil sizin varlığınızdır.

Sık sorulan sorular