Bilgi işlem personeli mi, dış kaynak mı?

Görünen maliyet, gerçek maliyet değildir

Çoğu işletme karşılaştırmayı tek bir sayıyla yapıyor: personelin net maaşı ile dış kaynak firmasının aylık teklifi. Bu, elmayla armutu karşılaştırmaktır.

Bir tam zamanlı BT personelinin işletmeye maliyeti yalnızca maaşı değildir. Üzerine SGK işveren payı, vergiler, yemek ve yol, yıllık izin, eğitim ve sertifika giderleri, kullandığı araç ve telefon eklenir.

Tek kişinin taşıyamayacağı yük

Maliyetten daha kritik olan konu uzmanlık genişliği. Bugün bir KOBİ'nin BT ihtiyacı şu başlıkları kapsıyor: kullanıcı desteği, ağ ve güvenlik duvarı, sunucu ve sanallaştırma, yedekleme, Microsoft 365, lisans yönetimi, kamera ve çevre birimler, KVKK uyumu.

Bu başlıkların hepsinde aynı anda uzman olan tek bir kişi bulmak pratikte mümkün değil. Bulsanız bile o kişinin piyasa değeri, bir KOBİ'nin BT bütçesinin çok üzerindedir.

Dış kaynak modelinde karşınızda tek kişi değil, farklı alanlarda uzmanlaşmış bir ekip olur. Ağ sorununa ağ tarafına bakan, sunucu sorununa sistem tarafına bakan kişi gelir.

Süreklilik riski: izin, hastalık, istifa

Tek personelli yapının en büyük zayıflığı burada. O kişi izne çıktığında, hastalandığında ya da istifa ettiğinde işletmenin BT'si durur.

Daha kötüsü, bilgi de onunla gider. Parolalar, hangi sunucunun ne yaptığı, lisansların kimin üzerinde olduğu, hangi aboneliğin ödendiği çoğu zaman yazılı hiçbir yerde durmaz.

Sahada en sık devraldığımız durum tam olarak budur: personel ayrılmış, kimse sistemleri bilmiyor. İlk işimiz envanter çıkarmak ve erişimleri kurum adına devralmak oluyor.

Dış kaynağın zayıf tarafları

Dürüst olalım, bu modelin de eksikleri var ve önceden bilmekte fayda var.

• Karşınızdaki kişi ofiste sürekli oturmaz; "hemen yanımda olsun" beklentisi karşılanmaz
• İşletmenizin iç süreçlerini öğrenmesi birkaç ay alır
• Sözleşme kapsamı dışındaki işler ayrıca fiyatlanır
• Kötü seçilmiş bir firmada cevap süreleri uzayabilir

Bu risklerin üçü de sözleşmeyle yönetilebilir: yazılı SLA, düzenli yerinde ziyaret ve aylık raporlama. Dördüncüsü için de referans sorun.

Hangi büyüklükte hangi model?

Sahada gördüğümüz genel eğilim şu:

• 10 kullanıcıya kadar: çağrı bazlı destek çoğu zaman yeterli
• 10–50 kullanıcı: dış kaynak sözleşme en verimli nokta, personel maliyeti karşılanamaz
• 50–150 kullanıcı: hibrit model öne çıkar — bir iç personel + dış uzmanlık desteği
• 150 kullanıcı üstü: kendi ekibini kurmak mantıklı, dış kaynak proje ve uzmanlık tarafında kalır

Bunlar kesin sınırlar değil. Üretim hattı yoğun bir fabrikada 40 kullanıcı, ofis ağırlıklı bir firmadaki 80 kullanıcıdan daha fazla iş çıkarabilir.

Hibrit model: en çok işe yarayan kurgu

Kendi personeli olan işletmelerle de sık çalışıyoruz ve bu genelde iyi sonuç veriyor.

Personeliniz günlük kullanıcı desteğini yürütür, işletmeyi tanır, yerinde bulunur. Biz arkasında dururuz: sunucu, ağ, güvenlik, yedekleme gibi uzmanlık gerektiren konularda. İzin ve hastalık dönemlerinde de yerini doldururuz.

Bu kurguda personeliniz yalnız kalmaz, işletme de tek kişiye bağımlı olmaz.

Karar verirken bakılacak son üç soru

• BT sorunları haftada kaç saatinizi alıyor? (Kendi vaktinizi de sayın)
• Sistemleriniz durduğunda saatlik kaybınız ne kadar?
• Bugün bilgi işlem sorumlunuz ayrılsa, kaç günde toparlanırsınız?

Bu üç sorunun cevabı, aylık rakamdan daha belirleyicidir.

Sık sorulan sorular