Tipik bir işletmede kaç BT sözleşmesi var?
Saydığınızda şaşırırsınız. Ortalama bir KOBİ'de şu sözleşmeler bulunur:
- İnternet ve telefon hattı (bazen birden fazla operatör)
- ERP ya da muhasebe yazılımı bakım bedeli
- Microsoft 365 ya da benzeri abonelikler
- Antivirüs ve güvenlik yazılımları
- Yedekleme servisi
- Web sitesi hosting, alan adı, SSL
- Kamera ve alarm izleme
- Bilgi işlem destek sözleşmesi
- Yazıcı kiralama ya da baskı sözleşmesi
Dokuz farklı sözleşme, dokuz farklı yenileme tarihi, dokuz farklı muhatap. Tek bir tabloda toplanmadığında yönetilemez.
Otomatik yenilemenin tuzağı
Sözleşmelerin çoğu, feshedilmediği sürece otomatik yenilenir. Bu, dikkat edilmezse şu sonuçları doğurur:
- Kullanılmayan bir hizmet yıllarca ödenmeye devam eder
- Yenileme döneminde pazarlık şansı kaçar
- Piyasa fiyatı düşmüşken eski fiyattan devam edilir
- Değiştirmek istediğinizde taahhüt süresine takılırsınız
En basit önlem: tüm sözleşmelerin bitiş tarihini bir takvime koyun ve 60 gün öncesine hatırlatma kurun. Bu tek hareket, çoğu işletmede kayda değer tasarruf sağlıyor.
Sözleşmede bakılacak beş madde
- Süre ve fesih: taahhüt kaç yıl, erken çıkışın bedeli ne
- Fiyat artışı: yıllık artış neye endeksli, üst sınır var mı
- Hizmet seviyesi: müdahale süresi yazılı mı, tutulmazsa ne oluyor
- Kapsam: neler dahil, neler ek ücretli
- Veri ve çıkış: sözleşme biterse verileriniz nasıl teslim edilecek
Son madde bulut hizmetlerinde kritik. Verinizi hangi formatta ve ne kadar sürede alabileceğiniz yazılı değilse, tedarikçi değiştirmek çok zorlaşır.
Tedarikçiye bağımlılık riski
Tek bir tedarikçiye aşırı bağımlılık pazarlık gücünüzü yok eder. Özellikle şu durumlarda dikkatli olun:
- Sistemin parolaları yalnızca tedarikçide ise
- Dokümantasyon yoksa, sadece onlar biliyorsa
- Lisanslar tedarikçi adına kayıtlıysa
- Alan adı onların hesabındaysa
Dördü de düzeltilebilir ve düzeltilmelidir. Lisanslar ve alan adı kurum adına kayıtlı olmalı, parolalar kurumun kasasında bulunmalı, mimari dokümante edilmeli.
Bunu söylerken kendimizi de kapsıyoruz: müşterilerimizin envanteri, şemaları ve parolaları her zaman kendilerinde durur.
Yenileme pazarlığı nasıl yapılır?
Pazarlığın en güçlü anı, sözleşme bitmeden 2–3 ay öncesidir. O aşamada:
- Piyasadan iki alternatif teklif alın (almasanız da bilin)
- Kullanım verinizi çıkarın: gerçekten kaç lisans kullanıyorsunuz
- Geçen dönem yaşadığınız hizmet sorunlarını listeleyin
- Uzun taahhüt karşılığında indirim mi, esneklik mi istediğinize karar verin
Bu hazırlıkla yapılan görüşme, çoğu zaman sadece fiyatı değil hizmet seviyesini de iyileştiriyor.
Ücretsiz BT durum değerlendirmesi
Envanteriniz, risk listeniz ve olgunluk seviyeniz yazılı raporla elinizde kalsın. Devam etmeseniz de rapor sizin.
Sık sorulan sorular
Sözleşme takibini siz mi yapıyorsunuz?
Kurumsal IT hizmetleri kapsamında evet. Tüm BT sözleşmelerinizi tek tabloda toplar, yenileme tarihlerini takip eder, görüşmelerde teknik tarafta yanınızda oluruz.
Tedarikçi değiştirmek riskli değil mi?
Planlanmadığında evet. Bu yüzden geçişi bir proje olarak yönetiyoruz: paralel çalışma dönemi, veri aktarımı ve geri dönüş planı önceden belirlenir.
Mevcut tedarikçimizle aranız bozulur mu?
Amaç tedarikçiyi değiştirmek değil, ilişkiyi ölçülebilir hale getirmek. Deneyimimizde iyi tedarikçiler bu şeffaflıktan memnun oluyor.