Önce kritik süreçleri belirleyin
Her sistem eşit derecede kritik değildir. Planlamaya "hangi süreç durduğunda para kaybederiz?" sorusuyla başlanır.
Tipik bir üretim işletmesinde sıralama şöyle çıkar: üretim hattı ve ERP, sevkiyat ve irsaliye, muhasebe ve e-fatura, e-posta, kamera kaydı, web sitesi.
Bu sıralamayı BT değil, iş birimleri yapmalıdır. Teknik ekip hangi sistemin kritik olduğunu tahmin edebilir ama iş kaybını yalnızca operasyon bilir.
Kabul edilebilir kesinti süresini belirleyin
Her kritik süreç için iki soru cevaplanır:
- Ne kadar süre durabiliriz? (kurtarma süresi hedefi)
- Ne kadar veri kaybını göze alabiliriz? (veri kaybı toleransı)
Cevaplar maliyeti doğrudan belirler. "Hiç durmasın, hiç veri kaybolmasın" cevabı teknik olarak mümkündür ama pahalıdır. Gerçekçi cevap, kaybın maliyetiyle çözümün maliyetini karşılaştırarak bulunur.
Pratik soru: üretim hattınız bir gün dursa kaç para kaybedersiniz? Bu rakam, süreklilik yatırımınızın üst sınırını belirler.
Senaryolar yazın
Plan, genel ifadelerle değil somut senaryolarla yazılır. En sık çalıştığımız senaryolar:
- Sunucu arızası veya veri bozulması
- Fidye yazılımı saldırısı
- İnternet hattının kesilmesi
- Elektrik kesintisi ve jeneratör arızası
- Yangın, su baskını, binaya erişememe
- Kilit personelin ulaşılamaması
Her senaryo için üç şey yazılır: ilk 30 dakikada ne yapılacak, kim arayacak, alternatif çalışma yöntemi ne olacak.
Alternatif çalışma yöntemini unutmayın
Planların en çok atlanan kısmı budur. Sistem tamamen durduğunda iş nasıl devam edecek?
Bazı işlerde cevap basittir: elle irsaliye kesmek, telefonla sipariş almak, kağıt takip. Bunlar ilkel görünür ama kriz anında işi ayakta tutar. Yeter ki önceden düşünülmüş ve formu hazır olsun.
Sistem geri geldiğinde bu kayıtların sisteme nasıl aktarılacağı da planda yazılı olmalı.
İletişim planı
Kriz anında en çok vakit kaybettiren şey, kimin kimi arayacağının belli olmaması.
- Kim karar verecek, o ulaşılamazsa kim yerine bakacak
- BT tarafında hangi numara aranacak
- Müşterilere ve tedarikçilere ne zaman, kim bilgi verecek
- Personel nasıl bilgilendirilecek (sistem çalışmıyorsa e-posta işe yaramaz)
Son madde önemli: iletişim planı, sistemler çalışmadığı varsayımıyla yazılmalı. Telefon listesi basılı bir kopya olarak da bulunmalı.
Tatbikat yapılmayan plan, plan değildir
Yılda bir kez, yarım gün ayırın ve senaryolardan birini gerçekten deneyin. Yedekten dönün, süreyi ölçün, kimin ne yapacağını test edin.
Tatbikat neredeyse her zaman eksik çıkarır: yedekten dönüş tahmin edilenden uzun sürer, bir parola kimsede yoktur, bir sistemin yedeği hiç alınmıyordur.
Bunları kriz gününde değil tatbikat gününde öğrenmek, planın tüm değeridir.
Ücretsiz BT durum değerlendirmesi
Envanteriniz, risk listeniz ve olgunluk seviyeniz yazılı raporla elinizde kalsın. Devam etmeseniz de rapor sizin.
Sık sorulan sorular
İş sürekliliği planı ile felaket kurtarma planı aynı şey mi?
Değil. Felaket kurtarma teknik tarafı kapsar: sistemlerin geri getirilmesi. İş sürekliliği ise işin nasıl devam edeceğini kapsar; alternatif çalışma yöntemleri, iletişim ve karar mekanizması dahil.
Planı kim yazmalı?
BT tek başına yazamaz. İş birimlerinin katkısı şart; kritiklik sıralamasını ve kabul edilebilir kesinti sürelerini onlar belirler. Biz süreci yönetir, teknik tarafı kurar ve dokümanı hazırlarız.
Ne kadar sürede hazırlanır?
Orta ölçekli bir işletmede genelde üç ila altı hafta; bunun büyük kısmı toplantı ve karar süreleridir, yazım kısmı kısadır.